1、首先要以年或者季度為單位，將所有文件收集齊全，確保后期歸檔工作順利進行 。
2、一般來說，沒有當前和后期參考、使用或執行價值的文件無需保存，此類文件可以首先剔除并進行銷毀，剩余文件則可根據本機關單位關于文件歸檔管理的具體要求進行篩選 。
3、篩選工作完成后，檔案管理人員可以先按照文件所屬部門名稱進行橫向分類，再按照上下級的隸屬關系進行縱向排列，無法劃分級別的文件，可酌情與本部門文件并列歸檔 。
4、凡是在本機關實體及其職能上能構成全局程度影響的文件，均需要永久保存，其余歸檔文件可根據其價值的影響時長及相關規章制度來預留足夠的保管期限，不可過早銷毀 。
5、對于文件中存在的疏漏或損毀等情況，檔案管理人員需要咨詢文件來源處的同事，獲取正確內容并對文件進行修補增刪，另外還需要規范文件紙張大小及裝訂物以便保存 。
6、檔案管理人員可以按照從上到下、從主要到次要的排列順序將關聯緊密的紙質文件先裝訂成一個基本單位，再按照類別、級別和時間裝訂成一個二級單位，然后用歸檔章編號 。
【企業資料如何歸檔保存 企業資料如何歸檔】7、按照文件上歸檔章的信息將所有文件打印一份目錄，文件依次裝盒，規范填寫檔案盒上各個項目并編號，編號要統一連貫，最后匯總所有文件目錄，方便后期快速查閱檔案 。
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